HubSpot data opslaan in Europa

Indien jouw klantgegevens worden opgeslagen in een Amerikaans datacenter is het voor jou interessant om over te stappen / te kijken naar HubSpot migratie. Daar kunnen diverse redenen voor zijn.
  • Voldoen aan AVG / GDPR
  • ISO certificering
  • Beloften richting jouw klanten
europe-us-1

Klantdata & privacy

Jouw klantdata wordt beschermd, toch?

De meeste organisaties staan er niet bij stil, maar veel HubSpot accounts worden gehost in Amerika. Dat heeft echt impact op jouw data en met name de privacy.

Worden jouw klantgegevens opgeslagen in Amerika of Europa?

Indien je vandaag de dag, als Europese organisatie, besluit om met HubSpot aan de slag te gaan wordt jouw data automatisch in een Europese Datacenter opgeslagen. Maar hoe werkt dat als je al langer trouwe klant & gebruiker van HubSpot bent?

Veel organisaties werken al langer met HubSpot. Het kan zijn dat jij één van hen bent. De kans is groot dat jouw klantgegevens worden opgeslagen buiten Europa, op een Amerikaans datacenter. Als dat het geval is, dan is het voor jou interessant om over te stappen / te kijken naar HubSpot migratie.

Er kunnen diverse redenen zijn waarom jij jouw data wilt verhuizen naar een server in Europa. Denk aan AVG, certificeringen, misschien wel beloften die je aan jouw klant hebt gedaan etc. Wat jouw reden ook mag zijn, wij staan voor je klaar en praten je graag bij over de mogelijkheden en de impact die een migratie op jouw organisatie heeft. 

17

Het migratieproces

Hoe ziet zo'n proces er eigenlijk uit? Welke stappen doorlopen we en wat kun jij als klant hierin verwachten?

Inventarisatie

1

Omdat geen enkel HubSpot account hetzelfde is, zullen we eerst jouw account bekijken en beoordelen. We moeten o.a. de volgende zaken achterhalen:

  • Welke Hubs worden er gebruikt en hoe zijn ze ingericht
  • Hoeveel HubSpot formulieren worden er gebruikt
  • Hoeveel landingspagina's worden er gebruikt
  • Hoeveel CTA's worden gebruikt
  • Hoeveel workflows zijn ingesteld en actief
  • Hoeveel emails staan in HubSpot
  • Hoeveel chat(bots), templates en snippets staan erin

Bovenstaande inzichten geeft ons een duidelijk beeld van wat er moet gebeuren en hoeveel tijd jouw migratie gaat kosten. Op die manier weet jij precies waar je aan toe bent en waar je een akkoord op geeft. 

Uitvoering

2

Nadat we een akkoord hebben gehad op het voorstel, gaan we de werkzaamheden inplannen.

 

Afspraken met HubSpot

We beginnen met de afspraken die gemaakt moeten worden met HubSpot. Wij regelen een nieuw account op een Europees Datacenter. Tevens zorgen wij ervoor dat jij geen dubbele licentiekosten hebt en dat je na de migratie nog een bepaalde periode bij de data in de oude omgeving kunt. Altijd een fijn gevoel. 

 

Handmatige werkzaamheden

Nadat de administratieve zaken met HubSpot zijn geregeld gaan we écht aan de slag. We beginnen met de handmatig aan te maken zaken. Daar gaat vaak de meeste tijd in zitten.

 

Automatische data migratie

Vervolgens worden via een door ons aangeschafte module alle objecten (contacten, bedrijven, deals en tickets) overgenomen. Ook de engagaments worden mee overgenomen. Denk aan verzonden emails, notes, meetings e.d. 

 

Doorlooptijd

De doorlooptijd van deze werkzaamheden is gemiddeld genomen 2 weken. 

Controle, livegang en nazorg

3

Alle data staat inmiddels op twee plekken, namelijk de oude en nieuwe omgeving. Aan jullie de vraag om te bekijken of we alles goed hebben overgenomen. 

 

Livegang datum afstemmen

Indien alles goed is overgenomen, overleggen we een datum waarop we echt overgaan / live gaan op de nieuwe omgeving. Wij zorgen er dan voor dat al je mensen gewoon in kunnen loggen op HubSpot en automatisch op het nieuwe account uitkomen. 

 

Laatste update

We update ook nog eenmaal alle contacten, bedrijven, deals en tickets. het zou namelijk kunnen dat deals of tickets nog van stage veranderd zijn. Nadat dit allemaal is gedaan wordt er gewerkt in de nieuwe omgeving en wordt al je data opgeslagen op een Europese server. 

 

Support na livegang

Uiteraard staan we na de livegang ook voor jullie klaar. Indien er nog vragen / aanpassingen nodig zijn, worden deze door ons opgepakt. Ook deze nazorg zit gewoon binnen de afgeproken prijs. Dus geen verrassingen hier. 

 

Interesse gewekt?

Plan een vrijblijvende afspraak met me en we gaan samen bekijken wat we voor jou en jouw datebeveiliging kunnen betekenen

Plan een meeting met mij in

 

Ervaring van andere HubSpot gebruikers

Uiteraard hebben we meerdere migraties achter de rug. Van kleine accounts tot volledige CRM suites. Lees de ervaringen van onze klanten over hun migratie

Hosting moved from the US to the EU

"Being recommended by HubSpot, we chose Jorg Maijen and Uppline to migrate our HubSpot account from the US hosting to the EU Data Center. The whole process went smoothly, and we did not have to do much. We look forward to long-term cooperation with Uppline based on his extensive knowledge of HubSpot and its products."

DigTective

Yann A. Skaalen

Hosting moved from the US to the EU

"We tasked Jorg with the migration of our HubSpot account from the US to the EU. Overall this process went smoothly, with some minor adjustments to be made after the migration. Jorg was very clear and provided enough information in order for us to make the necessary preparations."

Toreon

Laurent Dupont

Goede en betrokken HubSpot partner

"Jorg heeft op zeer korte termijn een HubSpot migratie voor ons uitgevoerd, waarbij hij snel insprong op onverwachte ontwikkelingen. Issues die zich voordeden, loste hij supersnel op. Hij is altijd beschikbaar voor vragen en komt met antwoorden waar je verder mee kunt. Ook helpt hij ons om de mogelijkheden van de marketing hub, de sales hub en het CMS steeds beter te benutten. En niet onbelangrijk: hij is een heel prettige persoon om mee te werken. Ik hoop op een nog lange samenwerking!"

InfoSequre

Barbara Hameleers

FAQ’S Migratie

Tijdens de tientallen HubSpot migraties die we reeds gedaan hebben, krijgen we steeds dezelfde vragen, en begrijpelijk. Daarom hieronder alvast de antwoorden

Algemeen

Hieronder de meest gestelde vragen omtrent de data die mee gaat naar je nieuwe account

Hoe weet ik waar mijn HubSpot data wordt opgeslagen?
Dat is redelijk eenvoudig. Login op je HubSpot account en kijk naar de url. Staat er https://app.hubspot.com/ dan wordt deze in Amerika gehost. Staat er eu in de url, zoals https://app-eu1.hubspot.com/ dan wordt je data binnen Europe opgeslagen.
Gaat alle data mee naar het nieuwe HubSpot account?
De meeste data gaat mee van de oude naar het nieuwe account. Echter helaas niet alle data. Page views van contacten gaan bijvoorbeeld niet mee. Ook gaan formsubmissions standaard niet mee. Hier hebben we wel een methode voor ontwikkeld om toch te kunnen zien wie welke formulieren heeft ingezonden in het verleden. Het is ook afhankelijk van wat je nu in je account gebruikt. Maak daarom een afspraak om specifiek te zien welke data van jou wel en welke niet mee kan.
Kan ik ook zelf mijn account migreren?
Uiteraard kun je ook zelf aan de slag gaan om je installatie te migreren. De vraag is alleen of dat verstandig is. Ik kan je uit ervaring vertellen dat je wel moet weten waar je op moet letten. Mocht je het toch willen proberen dan help ik je op weg. Onderaan deze pagina kun je het document 'HubSpot Migratie Tips & Adviezen' aanvragen

Data & proces gerelateerd

Uiteraard wil je weten hoe het proces eruit ziet. Wanneer wordt wat gedaan. Wat kun jij als klant verwachten

Welke data gaat mee naar de nieuwe omgeving?
We nemen alle contacten, bedrijven, deals, tickets and custom objecten mee van de oude omgeving naar de nieuwe. Inclusief alle standaard en later aangemaakte properties / eigenschappen. Daarnaast worden alle formulieren, automated emails, CTA's, landingspagina's, website (indien gebouwd in HubSpot) mee overgenomen. De meeste contactlijsten worden overgezet en in overleg de dashboards en reports. De chat(bot)(s) gaan mee over en uiteraard alle bestanden. Als laatste ook alle gemaakte logs, notes, calls e.d.
Welke data gaat niet mee naar de nieuwe omgeving?
Over het algemeen kunnen we geen gedragsgegevens van contacten meenemen, zoals pageviews. Daarnaast worden wijzigingen die gelogd zijn in de oude omgeving aan properties e.d. ook niet meegenomen. Er worden immers nieuwe properties aangemaakt in de nieuwe omgeving.

Impact op de bedrijfsvoering

Je wilt gewoon weten waar jij en je collega's aan toe zijn. Wat moeten jullie zelf doen en in hoeverre stoort dat de normale operatie

Welke aanpassingen kunnen we tijdens de migratie wel en welke niet blijven doen?
Over het algemeen heeft een migratie niet veel impact op de normale bedrijfsvoering. Jullie kunnen gewoon verder werken in de oude omgeving zoals je eerder deed. Er zijn alleen een aantal zaken die tijdelijk niet kunnen. Zodra we beginnen met het overnemen van de website kun je tijdelijk (meestal een paar dagen) geen aanpassingen aan de site doorvoeren. Uiteraard gaat dat allemaal in goed overleg en volgens een samen overeengekomen planning.
Hoeveel tijd moet ik en mijn collegas reserveren voor een migratietraject?
Er zullen mensen beschikbaar moeten zijn voor vragen tijdens het gehele migratieproces. Dat betekent niet dat ze er fulltime mee bezig zijn, maar af en toe een vraag van mij moeten beantwoorden. Houd er rekening mee dat je tijdens een migratieprocess van +/- 2 weken doorlooptijd tussen de 5-10 uur per week kwijt bent voor begeleiding.

Voldoet jouw organisatie aan de AVG wetgeving?

We zijn hier om je te helpen de overgang te maken en effectief de gegevens van jouw klanten te beschermen.

Als je wilt zorgen dat jouw account AVG-proof is, nodigen we je uit om dit formulier in te vullen. We zullen je dan begeleiden en ontzorgen bij het proces.

Waarom voor ons kiezen voor jouw GDPR-migratie?

Deskundige Kennis:
Ons team van ervaren professionals begrijpt de complexiteit van de AVG en de specifieke uitdagingen waarmee HubSpot-gebruikers te maken kunnen krijgen. 

Op Maat Gemaakte Oplossingen:
Wij geloven in het bieden van op maat gemaakte oplossingen voor de unieke behoeften van elke klant. Ieder HubSpot account is namelijk net wat anders ingericht. 

Doorlopende Ondersteuning:
Onze toewijding aan jouw AVG-naleving eindigt niet met de migratie. We bieden doorlopende ondersteuning en advies om je op de hoogte te houden van de veranderende regelgeving en om de naleving op lange termijn te handhaven.

Loop geen risico op non-compliance met de AVG! Neem vandaag de nodige stappen door dit formulier in te vullen.

KIES HET MigratiePAKKET
WAT BIJ JE PAST

Onderstaande bedragen zijn slechts indicaties. De exacte investering kunnen we pas geven als we het HubSpot account hebben gezien

HubSpot starter (basic)

Gebruik je uitsluitend het CRM met een aantal workflows en deals dan is dit jouw pakket.

Binnen dit pakket zorgen we voor het overzetten van :

  • Alle contacten, bedrijven, deals & tickets
  • Alle formulieren
  • Alle snippets en templates
  • Alle CTA's
  • Alle chat(bot)s
  • Alle users & rechten

Vanaf €1250

Plan een kennismaking

HubSpot Professional

Gebruik je naast de CRM functionaliteit tevens veel workflows, HubSpot formulieren, deals, tickets, templates en snippets dan past dit pakket uitstekend

Binnen dit pakket zorgen we voor het overzetten van :

  • Alles uit 'HubSpot Starter (Basis)' pakket
  • Alle automated emails
  • Alle actieve workflows
  • Alle custom templates
  • Alle private keys
  • Alle blogs
  • Alle kennisbank artikelen
  • Alle gebruikte dashboards en reports

Vanaf €1750

Plan een kennismaking

HubSpot met website

Gebruik je naast de eerder genoemde pakketten tevens de CMS Hub en heb je jullie website ontwikkeld binnen HubSpot? Dan kom je bij dit pakket uit.

Binnen dit pakket zorgen we voor het overzetten van :

  • Alles uit 'HubSpot Professional pakket'
  • Alle website templates
  • Alle gebruikte navigaties
  • Alle maatwerk modules
  • Alle HubDB tabellen & data
  • Al het over te zetten maatwerk

Vanaf €2250

Plan een kennismaking

Daarom laten migreren door uppline

Wij hebben de ervaring en expertise in huis, werken met vaste prijzen en je krijgt, afhankelijk van jullie HubSpot licentie, gratis maandelijkse ondersteuningstijd per maand.

Plan nu een afspraak voor een inventarisatie

Doe het zelf

Wil je zelf de migratie doen?

Uiteraard kun je ook zelf aan de slag gaan met de migratie. Om dat te kunnen doen, adviseer ik je om onderstaand document met tips&trics te gebruiken als houvast. Ook adviseer ik je om de nieuwe Europse HubSpot omgeving via uppline aan te vragen. Dan weet je zeker dat je geen dubbele licentiekosten krijgt én kun je altijd bij ons terecht voor specifieke vragen.

Kaft-migratie
Kaft-migratie-1

DOWNLOAD

Overweeg je zelf de migratie te doen?

Uiteraard is dat goed mogelijk. Een gedeelte van de migratie kan geautomatiseerd. Hiervoor hoef je alleen de juiste module aan te schaffen. 

Uiteraard willen wij je zo goed mogelijk helpen om het succesvol te doen. Vanuit die gedachte hebben we een HubSpot Migratie document opgesteld. Hierin leggen we uit waar je op moet letten bij de migratie.